Sistemas de caixa - POS

Um sistema de caixa POS é virtualmente um dispositivo global. Pode fazer mais do que simplesmente aceitar pagamentos. Os donos de restaurantes, retalhistas e prestadores de serviços podem otimizar o seu negócio usando um sistema de caixa POS (Point of Sale). É fundamental que as exigências legais sejam cumpridas. Saiba mais sobre sistemas POS no nosso guia.

1. O que são sistemas de caixa POS?

Os sistemas de caixa POS (Point of Sale) são diferenciadores por hardware ou setor de atividade, pois existem muitos no mercado. Por isso, faz-se uma distinção principalmente conforme estes setores de atividade:

Hotelaria
Restauração
Retalho
Serviços (por ex. cabeleireiros ou esteticistas)

Existem também sistemas de caixa POS que abrangem vários setores, chamados "generalistas". Essencialmente, um sistema de caixa POS é constituído por hardware e software.

1.1 Software do Sistema de caixa POS

O software regista transações de pagamento, permite a impressão de recibos e guarda os dados associados. Contudo, o software disponibiliza muitas mais funções adicionais:

Seleção de uma taxa de imposto diferente (por ex. vendas fora de casa)
Cópia de segurança de dados
Estatísticas sobre colaboradores
Soluções para o setor de atividade (por ex. panorâmica das mesas na restauração, funções para pagamentos separados ou gorjetas, etc.)
Modo offline (em caso de falha na internet)
Interfaces (por ex. para o consultor fiscal)
E muito mais

É também importante que o sistema de caixa POS seja fácil de usar e intuitivo. Regra geral, os sistemas de caixa modernos cumprem todas as exigências legais definidas pelas entidades oficiais.

Os dispositivos integram interfaces para o auditor, estão aptos a lidar com avarias na caixa registadora, documentam todos os cancelamentos e alterações de preços. Incluem também um sistema de arquivo, bem como uma proteção anti-violação.

1.2 Hardware do Sistema de caixa POS

O hardware de um sistema de caixa POS é constituído por:

Gaveta de dinheiro (o dinheiro vivo é guardado na gaveta)
Dispositivo de entrada
Unidade de computação
Impressora de recibos (usada para imprimir recibos de pagamento para o cliente, mas também outros recibos, como cancelamentos ou levantamentos de dinheiro)
Ecrã (o ecrã mostra o valor do pagamento, por exemplo, e dá instruções sobre o que precisa de ser feito, por ex. inserir PIN e confirmar)
Leitor de códigos de barras
Leitor de cartões (ligado em rede à caixa registadora)

O hardware pode ser adquirido com vários designs, como dispositivo móvel ou como dispositivo fixo. Tudo depende do uso pretendido para o dispositivo.

2. Requisitos do sistema de caixa POS

Dependendo do setor de atividade em que opera e em que usa o sistema de caixa POS, requisitos diferentes têm de ser cumpridos. Existem sistemas de caixa POS comercializados como solução universal e outros que são específicos para o setor de atividade. Fornecemos-lhe uma breve panorâmica para os setores mais comuns:

2.1 Sistema de caixa POS para restauração

O sistema de caixa POS na restauração é usado para dar apoio à gestão do restaurante. É importante e útil que os dispositivos tenham funções como reserva, reserva de mesas, panorâmica de mesas e controlo da sequência da refeição wireless.

2.2 Sistemas de Caixa POS no setor retalhista

No retalho, é crucial que o sistema de caixa POS tenha uma interface para gestão de mercadorias e um módulo de controlo de stock. O controlo da gestão de mercadorias é uma questão importante no retalho.

2.3 Sistemas de caixa POS para cabeleireiros

Para uma boa gestão do salão de cabeleireiro são indispensáveis funções para gerir marcações e clientes, bem como funções ligadas a fidelização de clientes. É, portanto, fundamental que o sistema de caixa POS para cabeleireiros disponha destas funções.

3. Sistemas de caixa POS explicados por tipo

Existem vários tipos de sistemas de caixa POS. Neste capítulo, gostaríamos de explicar sucintamente os mais comuns.

3.1 Sistemas de caixa POS específicos para setores de atividade

Com um sistema de caixa POS (Point of Sale) todas as transações de pagamentos são guardadas numa cloud. Estes sistemas POS são especialmente adaptados aos vários setores de atividade. Aqui, pode aceder-se à caixa registadora usando hardware compatível ou através do smartphone.

3.2 Caixas registadoras eletrónicas

As caixas registadoras eletrónicas parecem caixas para dinheiro com botões. Neste dispositivo, o preço do artigo tem de ser inserido manualmente (referência do artigo) ou através da leitura do código de barras. Depois deste processo estar concluído, a caixa registadora calcula o valor total do produto e, após confirmação, a gaveta do dinheiro abre.

3.3 Caixas registadoras com scanner

As caixas registadoras com leitor de códigos de barras funcionam de forma muito simples. É usado um scanner para ler o código de barras do produto, o preço é guardado diretamente na caixa registadora e o valor total é apresentado no final do processo.

3.4 Caixas registadoras abertas

As caixas registadoras de loja abertas só podem ser usadas até 2022. Muitas empresas mais pequenas ainda usam este método desatualizado de sistema de caixa.

3.5 Sistemas de caixa POS para iPad ou Android

Os sistemas de caixa POS para iPad ou Android funcionam de forma semelhante a todos os outros, mas geralmente estão ligados a um negócio online. Estes fornecedores de caixas registadoras disponibilizam o software de caixa registadora para o dispositivo respetivo, transformando-o num sistema POS com ecrã de toque.

Todos os restantes dispositivos são conectados via Wi-Fi ou Bluetooth. O Wi-Fi é indispensável para estes sistemas funcionarem. A maioria dos fornecedores de sistemas de caixa POS para iPad ou Android POS oferecem não só o software como também pacotes de hardware com, por ex. tablet/iPad, impressora de recibos, router Wi-Fi, etc.

Além disso, estes sistemas de caixa são flexíveis, pois não precisam de ser ligados por cabo e, por isso, podem ser facilmente transportados dentro da loja. Os dados e informações sobre produtos estão sempre disponíveis para o vendedor.

3.6 Caixas registadoras com PC

As caixas registadoras com PC são semelhantes às caixas registadoras eletrónicas em termos da forma como funcionam. As informações dos artigos são inseridas por meio de software, por isso não é necessária inserção manual. O software da caixa registadora é instalado num PC. Aqui, os dados são guardados internamente num suporte de dados ou externamente, num computador central ou outro arquivo.

3.7 Sistemas de caixa POS com ecrã de toque

Não necessita ser sempre um tablet para usar ecrã de toque. Existem também sistemas de caixa POS com ecrã de toque em que o dispositivo de entrada, o ecrã e a unidade de computação estão instalados num alojamento comum. Podem ser adquiridos como monitor separado ou como dispositivo montado na parede.

4. Funções importantes para sistemas de caixa POS

Os sistemas de caixa POS para restauração, eficazes e modernos disponibilizam muitas funções adicionais importantes. Não precisa necessariamente de ter todas as funções disponíveis, mas deve refletir sobre quais das funções seguintes são adequadas para o seu negócio:

Gestão de mesas
Gestão de artigos e mercadorias (particularmente útil para controlo de stocks)
Gestão de pessoal
Preparação de relatórios, análises e avaliações
Diferentes taxas de IVA (vendas no local, fora do local)
Automático para preços de "happy hour"
Fatura imediata, subtotal e desconto direto
Autorizações de acesso a funções para colaboradores diferentes
Relatório do colaborador sobre horas trabalhadas, receitas, gorjetas
Relatórios de cancelamento e descontos

Existem muitas outras funções adicionais que variam consoante o fornecedor. Os sistemas de caixa POS modernos disponibilizam documentação exata para todos os processos da atividade. Tais como receitas, evolução das receitas, níveis de stock, planeamento da gestão do pessoal, contabilização do tempo de trabalho e gestão/planeamento de mesas.

5. Leitores de cartões

As formas de pagamento modernas incluem a possibilidade de pagar com cartão eletrónico ou cartão de crédito. Por conseguinte, além do sistema de caixa, é indispensável um leitor de cartões. Estes estão disponíveis com bateria recarregável, ou seja, móvel ou fixo, ou ligados por cabo. Os dispositivos móveis precisam de acesso Wi-Fi ou podem também ser simplesmente conectados através da rede móvel.

Contudo, um leitor de cartões implica sempre um custo, dado que os prestadores são prestadores de serviços financeiros que regulam o processo de pagamento com as instituições emissoras dos cartões. Por exemplo, garantem que o pagamento é processado e cobram uma taxa por este serviço.

6. O que considerar para sistemas de caixa POS?

O fator decisivo para sistemas de caixa POS é se o software funciona corretamente. A tendência dos fabricantes é avançarem cada vez mais no sentido de se tornarem independentes de dispositivos com hardware especial. Obviamente, um leitor de códigos de barras, uma gaveta de dinheiro e uma impressora de recibos são indispensáveis.

Contudo, os fabricantes de sistemas de caixa POS disponibilizam principalmente hardware de outros fabricantes. O desktop ou tablet assume a função do terminal e o software assegura que a caixa registadora está conectada ao terminal.

No entanto, continua a ser necessário um dispositivo externo para pagamento por cartão. Mas, também neste caso, a tendência é para pagamento por cartão contactless. É apenas uma questão de tempo até os smartphones assumirem a função de terminais de pagamento por cartão.

7. Fabricantes e custos dos sistemas de caixa POS

Existem muitos fabricantes de caixas registadoras. Cada fabricante disponibiliza funções que outros podem não oferecer. É importante comparar e decidir que funções são necessárias para o seu negócio. Não podemos fazer recomendações às cegas. Estes são alguns dos fabricantes conhecidos pela alta qualidade:

Sigma
Casio
Epson
IBM
Olympia
Sharp
Samsung
ADS Anker
Axiohm

Encontra também alguns destes fabricantes no nosso Marketplace da makro. Com a nossa marca própria Sigma, somos o primeiro ponto de contacto para clientes que procuram equipamento para uso comercial. As caixas registadoras Sigma impressionam com o seu funcionamento simples e intuitivo e são muito populares no comércio retalhista.

Lembre-se: os fabricantes de caixas registadoras fornecem a solução certa para cada setor de atividade. Muitos prestadores de sistemas de caixa POS têm também o seu próprio hardware. Pondere tirar partido de uma oferta combinada ou compre software e hardware em separado.

Certifique-se também de que o leitor de cartões é compatível com o sistema de caixa POS que selecionou. Regra geral, são compatíveis.