Arquivadores de escritório

Arquivadores perfeitos para sector da restauração

A organização de documentos é essencial em qualquer restaurante, bar, hotel ou negócio de catering. A revolução digital transformou o modo de funcionamento das empresas. No entanto, até ao momento a maioria das empresas não consegue abdicar do papel enquanto suporte de informação. Porém, o papel tem uma característica desagradável que é, sem um sistema de arquivo adequado, este acumula-se rapidamente em confusos montes e pilhas de papel. Por isso, é importante que organize os documentos de forma rápida e inteligente para a sua organização do escritório. Seguidamente iremos analisar os diferentes tipos de arquivadores.

1. Três tipos de arquivadores de documentos

Existem três tipos essenciais e distintos de arquivadores de papéis e documentos:

1.1 Arquivadores verticais

O arquivador vertical é, frequentemente, o mais utilizado. Os documentos são colocados num invólucro apropriado, a forma mais popular é certamente uma pasta ou um dossier, ao qual é possível aceder numa estante ou num armário de arquivo. 

As pastas têm a vantagem de proporcionarem uma excelente visão rápida e clara dos documentos pretendidos. No entanto, existe uma série de outras possibilidades para guardar os papéis na vertical. 

Estas incluem, por exemplo, os suportes de pastas de documentos, as caixas de arquivo, os porta-revistas verticais, as pastas, as capas, os dossiers, as pastas transparentes, as pastas de arquivo, os álbuns de fotografias, os classificadores, os porta-cartões de visita, as pastas classificadoras, as pastas de documentos, etc.

1.2 Arquivadores suspensos

A suspensão de documentos também constitui uma forma popular de arquivo no escritório. E há uma boa razão para isso, já que as folhas soltas podem ser arquivadas de forma rápida e clara. Enquanto as pastas apenas dispõem de um número limitado de separadores, as caixas para arquivo de suspensão proporcionam muitas categorias de organização.

Um arquivo suspenso acessível diretamente no local de trabalho constitui uma verdadeira vantagem, especialmente para documentos atuais e arquivos do cliente. Eis alguns exemplos de arquivadores suspensos: pastas de suspensão, caixas para arquivo de suspensão, cestos suspensos, pastas suspensas, arquivos suspensos, arquivos de pessoal e pranchetas.

1.3 Arquivadores horizontais

No caso de arquivadores horizontais, os documentos são empilhados na horizontal ou organizados em cima uns dos outros. Neste caso, é importante utilizar assistentes de organização. Caso contrário, rapidamente formam-se pilhas de papel difíceis de organizar. 

Nesta situação, os tabuleiros de arquivo de secretária, as capas de arquivo e as pastas classificadoras ajudam, por exemplo, a organizar melhor com os papéis na horizontal. Os exemplos de arquivadores horizontais incluem as capas, as bolsas de catálogo, as pastas, as capas de arquivo, os porta-revistas, as caixas, os tabuleiros de arquivo de secretária, as caixas de gaveta ou as caixas para cartões de visita.

1.4 Acessórios para o seu sistema de arquivo

Existem diversos acessórios que facilitam a organização precisa de documentos e de outro material de escritório. Neste caso, os exemplos incluem os separadores, os acessórios magnéticos, os clipes, as colas, os carimbos, as baguetes para encadernação e pastas com clipe, as bolsas de catálogo, as micas, as pastas de arquivo, etc.

2. O material certo para os seus arquivadores

Geralmente são utilizados materiais no âmbito da organização e do arquivo: cartão e material sintético. O cartão adequa-se sempre aos arquivadores de papel, é relativamente acessível e ecológico. Daí que as pastas, os arquivadores, as capas ou os dossiers sejam muitas vezes produzidos a partir de cartão. 

No entanto no sector da restauração e hotelaria, os materiais sintéticos ou os plásticos, como o acrílico ou o polipropileno, revelam-se úteis, pois manchas desagradáveis ou a sujidade são fácil e rapidamente eliminadas. 

Pelo contrário, o cartão absorve-as sendo difícil limpar. O couro e o poliéster são outros materiais que são utilizados, por exemplo, nas pastas para computador portátil ou de negócios, nas agendas, nas pastas de conferência ou com bloco de notas, ou nas malas.

3. Quantidades e tamanhos da nossa gama

No que toca aos artigos de arquivo, precisa geralmente de grandes quantidades para o seu hotel, restaurante ou serviço de catering. A burocracia em Portugal é intensa, por isso, acumulam-se rapidamente inúmeros documentos que necessitam ser corretamente organizados. Daí tornar-se útil possuir um stock adequado de pastas, dossiers, arquivos e capas, no local.

Para este efeito, pode encomendar as embalagens de 3, 5 ou 10 unidades. Os acessórios são muitas vezes necessários em grandes quantidades. As pastas de arquivo, as bolsas de catálogo, as micas ou os pioneses são artigos em que faz definitivamente sentido optar por embalagens de 10 até 500 unidades. Também deve poder optar por capas, arquivos ou pastas com o tamanho certo. Na maioria dos casos, o formato DIN A4 é o ideal.

4. Cores: um aspeto fundamental para a organização

As cores desempenham um papel importante no seu sistema de arquivo ou nos tabuleiros de arquivo. O olho humano consegue associar as cores muito mais rápido do que as etiquetas. Faz sentido trabalhar com as mesmas cores para temas relacionados. Opte, por exemplo, pelo azul vivo para as pastas de fiscalidade e pelo vermelho para os documentos de clientes.

Para alguns produtos, a transparência é especialmente importante. Os tabuleiros de arquivo, os tabuleiros de arquivo de secretária, os dossiers ou os acetatos beneficiam, na maioria dos casos, da transparência. Desta forma, pode ver rapidamente os documentos que estas contêm. Até mesmo o design pode ter um papel importante. 

Se pretender obter um impacto particularmente respeitável junto da sua base de clientes, pode beneficiar com as nossas pastas em couro de design elegante, as pastas com bloco de notas da Bear Design ou as sofisticadas agendas.

5. Compra de artigos de arquivos: o que considerar

Quando encomendar, por exemplo, pastas ou tabuleiros de arquivo, deve verificar previamente se se trata do tamanho certo. O papel convencional tem, na maioria dos casos, o formato DIN A4, mas também é utilizado o formato A3 ou A5 para alguns documentos. Deve também encomendar uma quantidade suficiente. Não faz qualquer sentido encomendar dez bolsas de catálogo que se esgotam ao fim de três dias. 

Considere ainda o facto de o material estar de acordo com as suas necessidades. Particularmente em snack-bares, restaurantes e hotéis, onde estão presentes muitos produtos alimentares que podem deixar manchas, as pastas sintéticas podem ser uma alternativa viável ao cartão.